RFID για την παρακολούθηση αρχείων και τη διαχείριση εγγράφων

Με τον ολοένα αυξανόμενο όγκο εγγράφων που παράγονται και αποθηκεύονται στο σημερινό επιχειρηματικό κόσμο, η αποτελεσματική και ακριβής παρακολούθηση αρχείων έχει γίνει ένα κρίσιμο ζήτημα. Τα αρχεία αυτά έχουν μεγάλη σημασία, έχουν σημαντική νομική, οικονομική ή ιστορική αξία, όπως εταιρικές συμβάσεις και πιστοποιητικά διπλωμάτων ευρεσιτεχνίας. Μπορεί να περιέχουν ευαίσθητες πληροφορίες, όπως προσωπικά αναγνωρίσιμες πληροφορίες και εμπορικά μυστικά.

Τα νοσοκομεία, οι τράπεζες, οι ασφαλιστικές εταιρείες, οι κυβερνητικές υπηρεσίες και άλλοι οργανισμοί βασίζονται παραδοσιακά στη χειρωνακτική αρχειοθέτηση και σάρωση γραμμωτών κωδίκων για την παρακολούθηση και τη διαχείριση αρχείων, οι οποίες είναι χρονοβόρες, επιρρεπείς σε σφάλματα και δύσκολο να κλιμακωθούν. Τώρα, τα συστήματα παρακολούθησης αρχείων προσφέρουν μια ισχυρή λύση σε αυτές τις προκλήσεις, χρησιμοποιώντας την τεχνολογία αναγνώρισης ραδιοσυχνοτήτων για να παρακολουθεί και να διαχειρίζεται έγγραφα σε πραγματικό χρόνο, ενισχύοντας σημαντικά την αποδοτικότητα εργασίας.

Οφέλη του συστήματος παρακολούθησης αρχείων RFID

Σε αντίθεση με τη σάρωση γραμμωτών κωδίκων, η οποία απαιτεί μια σαφή γραμμή όρασης, η τεχνολογία της επιτρέπει την γρήγορη ανάγνωση ετικετών ακόμη και σε οπτικά ή περιβαλλοντικά δύσκολες περιοχές. Αυτό το πλεονέκτημα επεκτείνεται επίσης στον μαζικό προσδιορισμό, επιτρέποντας την αποτελεσματική παρακολούθηση πολλών στοιχείων ταυτόχρονα χωρίς ατομική σάρωση.

Μεταξύ των διαφορετικών επιλογών συχνότητας, λάμπει λόγω των διακριτών πλεονεκτημάτων του. Σε σύγκριση με τα συστήματα υψηλής ή χαμηλής συχνότητας, το προσφέρει διάφορα οφέλη:

1.Γρήγορη ανάγνωση/εγγραφήΟι πληροφορίες ανταλλάσσονται γρήγορα μεταξύ ετικετών και αναγνωστών, για παράδειγμα, ο αναγνώστης μπορεί να διαβάσει μέχρι 200 ετικέτες ανά δευτερόλεπτο.

2.Μεγάλη εμβέλεια ανάγνωσηςΕντοπίστε αντικείμενα με ετικέτα από μακριά, βελτιώνοντας την αποδοτικότητα.

3.Αποθήκευση μεγάλων δεδομένωνΑποθηκεύστε περισσότερες λεπτομέρειες για κάθε στοιχείο στην ίδια την ετικέτα.

Σε σύγκριση με άλλα συστήματα διαχείρισης και μεθόδους, η τεχνολογία διαθέτει τη δυνατότητα μεγάλης κλίμακας γρήγορης αυτόματης απογραφής, ακριβή τοποθεσία σε πραγματικό χρόνο και αποδοτική διαχείριση πληροφοριών, βελτιώνοντας έτσι σημαντικά την αποδοτικότητα και την ακρίβεια της διαχείρισης αρχείων.

Ποιος χρειάζεται ένα σύστημα εντοπισμού αρχείων RFID;

Τα περιβάλλοντα συναλλαγών μεγάλου όγκου όπως οι τράπεζες, τα νοσοκομεία και οι κυβερνητικές υπηρεσίες βρίσκουν τα συστήματα εγγράφων εντοπισμού εξαιρετικά αποτελεσματικά, επιπλέον, αυτά τα συστήματα υπερισχύουν στη διαχείριση εγγράφων που προχωρούν μέσα από πολλαπλά στάδια επεξεργασίας.

Επιπλέον, για οντότητες όπως νομικές εταιρείες και υπηρεσίες ασφαλείας όπου η εμπιστευτικότητα των πληροφοριών είναι κρίσιμη, τα ισχυρά χαρακτηριστικά ασφαλείας της καθιστούν απαραίτητο εργαλείο.

Πώς λειτουργεί ένα σύστημα παρακολούθησης αρχείων

Ένα σύστημα παρακολούθησης αρχείων λειτουργεί χρησιμοποιώντας ετικέτες για να παρακολουθεί τη θέση των εγγράφων.

1. Επισήμανση των αρχείων

Στην αρχική φάση, ένας εκτυπωτής χρησιμοποιείται για την εκτύπωση ετικετών μαζικά και την κωδικοποίηση τους με πληροφορίες, οι οποίες στη συνέχεια τοποθετούνται στα αρχειακά υλικά, συνήθως σακούλες ή κουτιά αρχείων.

2. Σύνδεση αρχείων με τοποθεσίες

Στη συνέχεια, ένα φορητό τερματικό σαρώνει τις ετικέτες στα αρχεία έτοιμα για ράφι, και στη συνέχεια σαρώνει τις ετικέτες θέσης ραφιών για να συνδέσει τα αρχεία με τις θέσεις αποθήκευσης τους, καταγράφοντας αυτό στο σύστημα λογισμικού παρακολούθησης αρχείων.

3. Ανάκτηση αρχείων

Όταν ένα συγκεκριμένο έγγραφο πρέπει να εντοπιστεί, ο αναγνώστης μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να εξετάσει και να επαληθεύσει τις λεπτομερείς πληροφορίες του, παρέχοντας γρήγορα το ακριβές ράφι και τη θέση, καθιστώντας την αναζήτηση γρήγορη και αποτελεσματική.

Δεδομένου ότι τα έγγραφα και τα αρχεία είναι συχνά κατασκευασμένα από χαρτί ή άλλα εύθραυστα υλικά που είναι επιρρεπείς σε ζημίες, η χρήση της τεχνολογίας αποτρέπει τον εκτεταμένο χρόνο που συνήθως δαπανάται για αναζήτηση αρχείων και μειώνει τον κίνδυνο βλάβης.

Πέρα από την ανάκτηση αρχείων, ένα σύστημα παρακολούθησης αρχείων διευκολύνει επίσης την ψηφιοποιημένη διαχείριση εργασιών όπως η απογραφή αρχείων δανεισμού, επιστροφή και έλεγχοι απογραφής στα αρχεία.

Υλικό RFID στο σύστημα παρακολούθησης αρχείων

Ένα σύστημα παρακολούθησης αρχείων περιλαμβάνει συνήθως ετικέτες, αναγνώστες, εκτυπωτές και λογισμικό παρακολούθησης αρχείων.

Το προσφέρει μια εκτεταμένη σειρά υλικού κατάλληλο για την καθιέρωση συστημάτων παρακολούθησης αρχείων. Ιδιαίτερα, οι υψηλής απόδοσης εκτυπωτές ετικετών μας υπερέχουν στην παραγωγή διαφόρων μεγεθών ετικετών γραμμωτού κώδικα με ακρίβεια έως 600Λεπτομέρειες: Αυτοί οι εκτυπωτές παρέχουν σταθερή παραγωγή ακόμη και υπό σκληρές συνθήκες όπως υψηλή υγρασία, υψηλή θερμοκρασία και σκονισμένα περιβάλλοντα, διατηρώντας μεγάλες περιόδους έντονης εκτύπωσης.

Επιπλέον, ο ευρέως χρησιμοποιημένος φορητός αναγνώστης χρησιμοποιεί την επικοινωνία για να συνδέσει με κινητά τηλέφωνα, και ταμπλέτες, κ.λπ., Χαρακτηρίζει μια μεγάλη απόσταση ανάγνωσης και ένα υψηλό ποσοστό ανάγνωσης ομάδας. Αυτό το τερματικό είναι εξοπλισμένο με μια μπαταρία λίθιου μεγάλης χωρητικότητας 5200και εξασφαλίζει μακροχρόνια απόδοση, υποστηρίζοντας πάνω από 12 ώρες κανονικών λειτουργιών σάρωσης και 2 ώρες συνεχούς σάρωσης.

Τα προϊόντα υλικού της χρησιμοποιούνται ευρέως για την παρακολούθηση εγγράφων σε ποικίλες βιομηχανίες, συμπεριλαμβανομένης της λιανικής πώλησης, της ένδυσης, της αποθήκευσης εμπορευμάτων, της διοικητικής μέριμνας, της υγειονομικής περίθαλψης, των οικονομικών και της κατασκευής.

Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας για να μάθετε περισσότερες λεπτομέρειες για τα προϊόντα υλικού και τις εφαρμογές τους.